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5 conseils pour bien préparer vos réunions (en ligne) et donner un coup de pouce à vos interprètes

5 conseils pour bien préparer vos réunions (en ligne) et donner un coup de pouce à vos interprètes

Une réunion de travail efficace est une réunion de travail bien préparée. Manque d’organisation, objectifs non définis ou mauvais choix des participants, et c’est une occasion ratée de faire progresser un projet. Une bonne organisation est d’autant plus importante lorsque la présence d’interprètes de conférence est requise : une parfaite coordination entre les parties contribuera à une réunion réussie.

Nous vous donnons quelques conseils pour bien préparer vos réunions… et faciliter la vie de vos interprètes !

 

1.   Définissez les objectifs de votre réunion

Une réunion bien organisée est une réunion dont les objectifs sont clairement fixés. Pour ce faire, vous devez pouvoir répondre aux questions suivantes : pourquoi devons-nous organiser cette réunion ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Quelles thématiques devons-nous traiter ? Sur quoi notre réunion doit-elle aboutir?

En définissant clairement le périmètre de votre réunion, vous éviterez les digressions inutiles et chronophages. Vous aurez fixé un but à atteindre précis qui vous permettra de dresser plus facilement un ordre du jour complet et de choisir les bons participants.

2.   Fixez la date, l’heure et le lieu

Au moment de préparer votre réunion, vous devrez déterminer la date, l’heure et l’emplacement de celle-ci. C’est une évidence. Avant la crise sanitaire, il était de coutume de rassembler tous les participants en un seul et même endroit. Mais en cette période de pandémie, les réunions en ligne sont devenues la nouvelle normalité. Pour ne pas mettre en péril leurs activités, les entreprises ont dû s’adapter... et les interprètes aussi ! L’année 2020 a été celle de l’interprétation simultanée à distance (ISD).

Pour en savoir plus sur l’ISD, vous pouvez également consulter notre article consacré à cette thématique : “L’interprétation simultanée à distance (ISD) : La solution pour vos réunions en ligne”.

Il conviendra donc de vous demander si votre réunion doit nécessairement se dérouler en présence ou si elle peut avoir lieu à distance. Dans les deux cas, l’organisation n’est pas la même, ni pour vous ni pour vos interprètes.

Si vous optez pour une réunion en présence, vous devrez vous assurer de disposer d’une salle équipée du matériel nécessaire : micro, écran, projecteur et cabines d’interprétation (ou valisette pour les groupes restreints).

Si vous optez pour une réunion en ligne, retrouvez nos quelques conseils au point 5.

3.   Dressez un ordre du jour

L’ordre du jour est le document indispensable à toute réunion. Il consiste en une feuille de route qui guide la réunion. Un ordre du jour bien pensé reprend la date, le lieu et l’heure de la réunion, les noms participants et des personnes invitées, ainsi qu’une liste chronologique des différents points à aborder. Vous pouvez attribuer à chaque point un orateur particulier, responsable d’en faire la présentation.

Si vous organisez une réunion multilingue, pensez à indiquer la langue maternelle de chaque orateur (à côté de son nom, par exemple). Cela vous aidera ensuite à solliciter les interprètes adéquats, sans oublier aucune langue !

4.   Transmettez les documents à vos interprètes

Vous souhaitez faciliter la vie de vos interprètes et vous assurer une interprétation de qualité? Dans ce cas, pensez à transférer à vos interprètes tous les documents qui pourraient leur être utiles : ordre du jour, liste des orateurs, présentations PowerPoint des orateurs, glossaires, documents techniques…

L’interprétation d’une réunion exige une préparation assidue des interprètes. Même s’ils se documentent sur les thématiques abordées, ils ne les maîtrisent pas aussi bien que les orateurs. Plus la réunion sera technique et complexe, plus les documents de référence seront utiles, voire indispensables.

Sachez en outre que les interprètes de conférence — dont ceux mandatés par Tradivarius — travaillent toujours dans le plus strict respect de la confidentialité de vos données. Vos documents seront donc en parfaite sécurité et aucune fuite ne sera à craindre. Une relation de confiance garantira un déroulement sans heurt.

5.   Une réunion en ligne sans accroc

Vous optez pour une réunion en ligne ? Dans ce cas, soyez sûr de choisir la plateforme appropriée. Zoom, par exemple, est sans aucun doute la plateforme la plus populaire et la plus simple pour la gestion des langues. Pour ce faire, il est indispensable que vous téléchargiez l’application, car l’interprétation n’est pas disponible depuis votre navigateur.

Nous vous recommandons par ailleurs d’utiliser un casque-micro. Même si votre ordinateur est muni d’un micro intégré, la qualité du son est rarement optimale pour les interprètes. Les micros intégrés sont multidirectionnels et captent le son de toute la pièce, ce qui rend la tâche des interprètes plus compliquée. Pensez que le premier outil d’un interprète est son oreille : utiliser un micro de qualité fait donc vraiment la différence pour ce professionnel qui doit écouter et parler en même temps.

En outre, pensez à couper votre micro lorsque vous ne prenez pas la parole. Un micro qui reste allumé peut rapidement perturber la réunion et le travail des interprètes en raison des bruits environnants et des interférences intempestives qui seront perturbants pour tous les participants.

Si vous souhaitez prendre la parole, Zoom vous permet de « lever la main » : en cliquant sur ce bouton, une petite main bleue apparaîtra à côté de votre nom et vous indiquerez ainsi aux autres participants que vous souhaitez prendre la parole. Pensez à « abaisser la main » une fois votre intervention terminée.

En bref

Vous l’aurez compris, une réunion est un exercice qui, pour être efficace, demande une bonne préparation. En définissant les thématiques à traiter, en choisissant les orateurs appropriés, en transférant tous les documents disponibles à vos interprètes et ayant une bonne prise en main de la plateforme en ligne que vous comptez utiliser, vous assurez la réussite de vos réunions… vos participants et vos interprètes vous en seront plus que reconnaissants !

 

Pour tout conseil sur l’organisation de vos réunions en ligne avec la participation d’interprètes de conférence, n’hésitez pas à contacter Tradivarius au +32 2 640 33 68 ou via info@tradivarius.com !

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