In deze algemene voorwaarden worden de respectieve verplichtingen van de contractpartijen in het kader van de dienstverlening door Tradivarius bvba omschreven. Onderstaande voorwaarden en afspraken, evenals alle eventueel schriftelijk overeengekomen wijzigingen, zijn van toepassing op de dienstverlening aan de klant en/of opdrachtgever.
Deze algemene voorwaarden vervangen en annuleren alle andere mondelinge of schriftelijke algemene voorwaarden of overeenkomsten die later of eerder zijn gesloten. Ze hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de klant, zelfs als die laatste aangeven als enige geldig te zijn. Het feit dat deze algemene voorwaarden altijd en als enige geldig zijn, vormt een essentieel onderdeel van het contract.
Alle offertes en aanbiedingen van Tradivarius bvba zijn louter informatief en pas bindend voor Tradivarius bvba zodra Tradivarius bvba de aanvaarding van het aanbod door de klant heeft bevestigd. Aanbiedingen en offertes voor tolkopdrachten zijn geldig voor zover Tradivarius bvba over de nodige tolken en/of het nodige materiaal kan beschikken. De aanbiedingen en offertes van Tradivarius bvba zijn voor zowel tolkopdrachten als schriftelijke opdrachten in ieder geval maximaal een maand geldig.
Er komt pas een overeenkomst tot stand als de klant het aanbod van Tradivarius bvba accepteert (door de offerte ondertekend voor akkoord terug te sturen of door te reageren via e-mail) en Tradivarius bvba bevestigt dat de opdracht van de klant kan worden uitgevoerd. Aanvaarding van het aanbod van Tradivarius bvba door de klant impliceert de uitdrukkelijke aanvaarding van de algemene en bijzondere voorwaarden van Tradivarius bvba.
Alle prijzen worden uitgedrukt in euro exclusief btw en de facturen zijn contant betaalbaar binnen 30 dagen na de factuurdatum.
Bij schriftelijke vertalingen kunnen de basisprijzen worden verhoogd in functie van de omvang van de te verwerken documenten, de specifieke aard van de teksten en de dringendheid. Voor de correctie van een reeds uitgereikte factuur kunnen administratiekosten in rekening worden gebracht. Voor tolkopdrachten wordt het aantal uren van een hele of halve werkdag in de offerte vastgelegd. De klant aanvaardt de betaling van overuren (tegen het in de offerte vermelde uurtarief) bij overschrijding van de planning. Wanneer daarover niets in de offerte is vermeld, dan bedraagt het uurtarief € 80 excl. btw per begonnen uur van elke tolk en technicus. Eventuele toeslagen kunnen worden toegepast indien de vooraf door de klant aangekondigde omstandigheden afwijken van de werkelijke werkomstandigheden.
Het factuurbedrag moet tegen de op de factuur vermelde vervaldatum worden betaald via een SEPA-overschrijving naar het rekeningnummer dat op de factuur staat. Andere betaalmethodes moeten uitdrukkelijk vooraf met Tradivarius worden overeengekomen. Eventuele bankkosten zijn voor rekening van de klant.
Gedeeltelijke betaling van het factuurbedrag geldt niet als een vorm van betwisting.
Bij niet-betaling op de vervaldag vermeld op de factuur is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling per begonnen maand een verwijlintrest verschuldigd van 10% van het factuurbedrag vanaf de vervaldag, evenals een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het desbetreffende factuurbedrag (met een minimum van € 150), naast € 10 administratiekosten. Laattijdige betaling van de hoofdsom geldt niet als betaling van bovengenoemde extra kosten.
In geval van niet-betaling, insolventie of faillissement van de klant worden alle onbetaalde schulden van de klant onmiddellijk opeisbaar, ook de schulden die voortvloeien uit onbetaalde facturen. Tradivarius bvba behoudt zich het recht voor om de lopende en toekomstige diensten indien nodig voor onbepaalde tijd op te schorten, zonder afbreuk te doen aan het recht van Tradivarius bvba om de onmiddellijke betaling te eisen van de opgeschorte werkzaamheden en leveringen.
Tolkopdrachten die na aanvaarding en bevestiging van de bestelling worden geannuleerd door de klant, worden als volgt gefactureerd :
Bij eenzijdige annulering van de vertaalopdracht door de opdrachtgever is die laatste een vergoeding verschuldigd waarvan het bedrag in verhouding staat tot het reeds uitgevoerde werk, inclusief voorafgaand terminologisch opzoekwerk. Deze berekeningsbasis verwijst naar de prijsvoorbeelden van de BKVT, die bij het hoofdkantoor van deze vereniging kunnen worden opgevraagd. Daarnaast heeft Tradivarius bvba het recht om een schadevergoeding wegens contractbreuk te eisen ten bedrage van 20% van het bedrag van de factuur of ereloonnota.
5. Klachten
Klachten moeten per aangetekende brief naar het hoofdkantoor van Tradivarius bvba worden verstuurd binnen vijf werkdagen na de levering van de diensten. Het indienen van een klacht leidt nooit tot de opschorting van de betalingsverplichting van de klant. Indien Tradivarius en de klant niet tot een minnelijke schikking kunnen komen, dan zal het geschil worden voorgelegd aan de Arbitrageraad van de Belgische Kamer van Vertalers en Tolken. Het oordeel van de Arbitrageraad is bindend. Eventuele kosten die hieruit voortvloeien zijn voor rekening van de klant. Indien de raad Tradivarius bvba in het gelijk stelt, dan kan die laatste een schadevergoeding eisen. Indien de fout bij Tradivarius bvba ligt, dan is de aansprakelijkheid van Tradivarius bvba beperkt zoals uiteengezet in punt 6 van deze algemene voorwaarden. Tradivarius bvba kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor bezwaren die gebaseerd zijn op subtiele stijlkenmerken of welbepaalde terminologische keuzes. Tradivarius wijst elke verantwoordelijkheid af in geval van inconsistentie of dubbelzinnigheid van de brontekst, aangezien alleen de klant zelf verantwoordelijk is voor de controle van de technische consistentie van de definitieve tekst.
Indien de klant of opdrachtgever uiteindelijk om welke reden dan ook geen gebruikmaakt van de tolkdiensten van Tradivarius op de dagen en onder de voorwaarden zoals vermeld in de overeenkomst/offerte, dan heeft Tradivarius recht op het in de annuleringsclausule van de overeenkomst/offerte genoemde bedrag en op de vergoeding van alle andere kosten (vervoers- of andere kosten) die eventueel gemaakt zijn in het kader van de voorbereiding van de dienstverlening, waarvan eerst alle reeds ontvangen bedragen worden afgetrokken.
Als de uitvoering van de overeenkomst volledig of gedeeltelijk wordt verhinderd door buitengewone omstandigheden (niet-limitatieve lijst: staking, demonstratie, late aankomst van vliegtuig/trein, politieke onrust, vijandelijkheden, uitzonderlijke verkeersomstandigheden, terroristische dreiging, slechte weersomstandigheden, pandemie …), dan heeft Tradivarius altijd recht op de in de overeenkomst voorziene vergoeding en op een vergoeding van de gemaakte kosten.
De tolkdiensten worden geacht volledig te zijn verleend aan het einde van de vergadering of bijeenkomst, wanneer de tolken en/of technici de plaats van de opdracht verlaten. Het tolken van films/video’s is alleen mogelijk als de tolk de kans heeft gekregen zich voldoende voor te bereiden (door het script te bestuderen en de film te bekijken), als de personen in de video niet te snel praten en als het geluid rechtstreeks en zonder achtergrondmuziek in de koptelefoon van de tolken wordt afgespeeld. Schriftelijke diensten worden geacht volledig te zijn verleend zodra Tradivarius bvba het bestelde werk elektronisch naar de klant stuurt of per post verzendt op een fysieke drager.
De door Tradivarius bvba gecommuniceerde levertijden zijn louter informatief en in geen geval bindend. Tradivarius bvba is op geen enkele manier aansprakelijk voor directe of indirecte schade als gevolg van de niet-nakoming van levertijden.
Tradivarius bvba is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitgevoerde vertaling of revisie, voor zover die volledig en ongewijzigd wordt gebruikt. Tradivarius bvba aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor vertalingen of teksten die buiten haar wil om en/of zonder haar goedkeuring zijn gewijzigd. De aansprakelijkheid van Tradivarius blijft hoe dan ook altijd beperkt tot het bedrag van de desbetreffende factuur.
Tradivarius bvba is niet aansprakelijk in geval van niet-levering van een dienst, of te late levering door overmacht. Onder overmacht wordt met name verstaan: geen of te late levering door een leverancier van Tradivarius bvba, stroomstoringen, overstromingen, stakingen, hardship, beperkte of onmogelijke toegang tot het internet of het telecommunicatienetwerk, aanslagen of dreigende aanslagen en defect rollend materieel. Tradivarius bvba is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade als gevolg van onjuiste instructies van de klant.
Indien Tradivarius bvba om welke reden dan ook aansprakelijk wordt geacht voor om het even welke schade, dan blijft die aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van de factuur of offerte of, bij gebrek daaraan, het verwachte bedrag van de factuur.
De klant aanvaardt dat Tradivarius bvba de opdracht zonder voorafgaand overleg mag uitbesteden aan een of meer externe dienstverleners.
Diefstal, verlies of beschadiging van het geleverde materiaal tussen het moment dat het materiaal aan de klant wordt overgedragen of op de plaats van de dienstverlening wordt afgeleverd en het moment dat het materiaal weer wordt overgedragen aan Tradivarius of aan de externe dienstverlener die eigenaar is van het materiaal, is geheel voor rekening van de klant.
Indien een platform voor remote simultaneous interpretation (RSI, simultaan tolken op afstand) wordt gebruikt, dan aanvaardt de klant dat het verloop van zijn evenement afhankelijk is van de goede werking van de computer- en internettechnologieën en dat Tradivarius niet verantwoordelijk kan worden gesteld in het geval van een onderbreking of vertraging van de internetdienst, een stroomonderbreking of elk ander toeval buiten haar controle in haar studio of in de huizen/kantoren van haar tolken. Tradivarius stelt een professioneel platform voor RSI ter beschikking, maar kan geen garantie geven op een luisterervaring zonder akoestische schok voor de deelnemers/organisatoren. Tradivarius kan immers onmogelijk alle technische apparatuur controleren die door de deelnemers op afstand wordt gebruikt. Ook al neemt Tradivarius alle mogelijke voorzorgsmaatregelen om te werken in een zo geluiddicht mogelijke omgeving, toch kan ze evenmin aansprakelijk worden gesteld voor externe geluidshinder uit haar omgeving (werkzaamheden op de openbare weg, lawaai van voertuigen …). Bovendien is het door Tradivarius ter beschikking gestelde platform voor RSI eigendom van een derde partij. Tradivarius kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventueel gegevensverlies ten gevolge van een lek of storing op het platform voor RSI. Tradivarius verbindt zich er echter toe om, voor zover mogelijk en onder voorbehoud van aanvaarding door de klant, een platform ter beschikking te stellen dat voldoet aan de regels van de AVG of om de klant eventueel te informeren over de risico’s. De klant zorgt ervoor dat elke spreker voor wie tijdens het evenement RSI nodig is, praat in een professionele microfoon en gebruikmaakt van een headset om akoestische terugkoppeling te vermijden en een toereikende geluidskwaliteit voor het tolken te verzekeren. De klant aanvaardt dat spreken in de ingebouwde microfoon van een computer voor de tolk niet voldoende is om een kwalitatieve dienstverlening te verzekeren. RSI is bedoeld voor rechtstreeks en onmiddellijk gebruik door de deelnemers. De woorden van de tolken mogen niet door de deelnemers aan het evenement of door enige andere persoon worden opgenomen zonder de voorafgaande toestemming van de tolk. Elk gebruik van het werk van Tradivarius voor andere dan de contractueel vastgelegde doeleinden (bijvoorbeeld opname voor het schrijven van verslagen of voor uitzendingen op televisie, radio of internet) is onderworpen aan de wet op de intellectuele eigendom en vereist de voorafgaande toestemming van de tolk, evenals een vooraf vastgelegde vergoeding.
De nietigheid van een of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden doet geen afbreuk aan de geldigheid van de overige bepalingen.
De Belgische wetgeving is van toepassing op alle bestellingen en geleverde diensten. Bij geschillen zijn alleen de rechtbanken van het arrondissement Bergen bevoegd. Voor de interpretatie van dit document wordt alleen de Franse versie van deze algemene voorwaarden gebruikt.
