Réunion en présentiel, à distance ou hybride : que choisir ?

Réunions en ligne ou hybrides

Date

Si, des décennies durant, la réunion en présentiel a été l’unique mode de rassemblement possible — aucune autre solution n’étant alors envisageable —, l’avènement des nouvelles technologies a radicalement changé la donne et donné naissance à de nouveaux modes de réunion : à distance et hybride.

En empêchant tout déplacement durant de nombreuses semaines, la récente crise sanitaire a davantage accentué ce phénomène.

Aujourd’hui, quiconque désire organiser une réunion aura donc le choix entre un rassemblement physique, virtuel ou hybride.

Les interprètes (de conférence) ont, eux aussi, dû s’adapter pour continuer à proposer leurs services pendant la crise et les adapter aux nouveaux modes de travail.

Alors, quelle modalité de réunion choisir ? L’intervention d’interprète est-elle possible dans toutes les situations ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Tradivarius vous répond !

La réunion en présentiel

La réunion en présentiel, ou physique, est le mode de réunion par excellence utilisé par les acteurs économiques du monde entier depuis des décennies.

Avantages de la réunion en présentiel :

  • Contact et proximité : tous les participants se rencontrent en chair et en os, ce qui favorise la création de liens ;
  • Meilleure communication : laisse place à la communication non verbale, pas de problème de son ou de connexion ;
  • Meilleure implication des participants (pas de distraction due à l’entourage physique).
  • Proximité avec les interprètes.

Inconvénients de la réunion en présentiel :

  • Organisation : nécessite de trouver un lieu et une salle de réunion d’une capacité suffisante ;
  • Catering : demande souvent l’intervention de personnel chargé de préparer le café, commander des repas (+ coût associé) ;
  • Déplacement : les participants doivent se déplacer (frais, temps de déplacement, kilomètres parcourus)
  • Coût de l’interprétation : les interprètes aussi doivent se déplacer (coût), sans compter le coût de l’installation de cabines d’interprétation et du matériel, si nécessaire.

La réunion à distance

Généralisée au moment de la crise sanitaire et perdurant aujourd’hui vu ses nombreux avantages, la réunion à distance peut aussi présenter certains inconvénients.

Avantages de la réunion à distance :

  • Organisation : ne nécessite pas de trouver une salle de réunion, les participants peuvent suivre la réunion de partout dans le monde ;
  • Déplacement : les participants (et les interprètes) ne doivent pas se déplacer (aucun coût) ;
  • Coût : au final, la réunion virtuelle est moins onéreuse que la réunion physique (pas de déplacement, pas de catering…)

Inconvénients de la réunion en présentiel :

  • Connexion internet : les participants doivent disposer d’une bonne connexion internet pour éviter toute perturbation ou coupure ;
  • Qualité du matériel : les participants doivent disposer de matériel informatique de qualité (notamment des micros qui garantissent la qualité du son, et donc, de l’interprétation) ;
  • Absence de proximité : tant entre les participants qu’avec les interprètes, ce qui freine la création d’un lien.

La réunion hybride

La réunion hybride est le parfait compromis entre la réunion physique et la réunion virtuelle, puisqu’elle associe les avantages de chaque type de réunion tout en laissant la liberté aux participants de participer en présentiel ou à distance.

Ainsi, ceux qui ne souhaitent ou ne peuvent se déplacer, peuvent participer à distance, alors que ceux qui préfèrent les réunions physiques ou ne disposent pas du matériel adéquat chez eux peuvent y participer en présentiel.

Au niveau de l’interprétation, cependant, la réunion hybride nécessite forcément une organisation un peu plus pointue, puisqu’elle doit permettre tant aux participants présents physiquement qu’à ceux suivant la réunion à distance de pouvoir bénéficier de l’interprétation. Il y a donc des exigences techniques à assurer durant toute la durée de la réunion.

Il conviendra de déterminer si les interprètes seront eux-mêmes présents ou s’ils travailleront à distance.

Quelques règles de conduite devront également être instaurées : modalités de prise de parole, « lever la main », veiller à allumer son micro, etc.

Réunion physique, virtuelle ou hybride : Tradivarius vous offre ces trois possibilités !

Que vous organisiez une réunion en présentiel, à distance ou hybride, Tradivarius peut vous assurer un service d’interprétation de qualité !

N’hésitez pas à prendre contact avec nous via notre formulaire de contact, de demander un devis (en nous communiquant la date de l’événement, le lieu, le nombre de langues et le matériel souhaité) ou de nous appeler directement au +32 2 640 33 68.

Nous vous établirons une offre sur mesure dans les meilleurs délais !

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